Задължените лица по ЗЗЛПСПОИН трябва да определят служител/и за приемане, регистриране и разглеждане на подадените сигнали. Имайте предвид, че функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали НЕ могат да се изпълняват от представляващия задължения субект (управителя, изпълнителния директор и т.н.).

Работодателите от частния сектор могат да възложат приемането и регистрирането на писмени сигнали и на външно физическо или юридическо лице. Приемането и регистрирането на устни сигнали обаче, както и дейността по разглеждане на сигналите, независимо дали са устни или писмени, може да се извършва само от служители на работодателя.

Работодателите от публичния сектор НЕ могат да възлагат на външни лица дейности, свързани с приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН. В свое Становище рег. № РД-01-102/28.06.2023 г. КЗЛД подробно разясни кой може да е служител, отговарящ за разглеждането на сигнали по ЗЗЛПСПОИН, в публичната администрация.

В приетите на 27.07.2023 г. Методически указания № 1 за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН Комисията дава допълнителни насоки относно лицата, които ще изпълняват функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали.

Работодателите могат да възложат на един или повече от своите служители да изпълняват длъжността „служители за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН“.

Няма пречка един от служителите да бъде определен за „служител, отговарящ за приемане и регистриране на сигнали по ЗЗЛПСПОИН“, а друг – за „служител, отговарящ за разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН“.

При определяне на двама или повече служители е допустимо те да бъдат обособени както в едно звено, така и да бъдат служители от различни структурни звена на задължения субект. Всеки един от тези служители може да изпълнява функциите по разглеждане на сигнали в определена предметна област съобразно съответните им експертни познания или един служител да изпълнява тези функции, като всички останали го подпомагат.

Определянето на служителите, които ще осъществяват дейностите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН, трябва да се направи с нарочен акт на работодателя. Напр. заповед, вътрешни правила и др. Ако задълженият субект е разделил функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, това трябва да е ясно посочено с акта, с който се определя поименния състав на отговорните за съответните функции лица и техните конкретни задачи. 

Няма специални законови изисквания или ограничения към лицето, на което се възлага функцията по приемане и регистриране на сигнали (напр. за образование, професионален опит и т.н.). 
Служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, може да бъде длъжностното лице по защита на данните.

Тази възможност е изрично посочена в закона. Това е и най-често срещаният подход в практиката. Няма пречка обаче, функцията на служител, разглеждащ сигнали по ЗЗЛПСПОИН, да бъде възложена и на друг служител. В този случай трябва да се съобрази изискването изпълняваните от него функции и задачи, вкл. по разглеждането на сигнали, да не водят до възникване на конфликт на интереси и да гарантират неговата независимост при разглеждането на сигнали. За това, във Вътрешните правила трябва да е предвиден и вариант, при който е постъпил сигнал срещу служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали. Напр., да се определи резервен служител/и, да се създаде специализирано звено от служители за разглеждане на сигналите по ЗЗЛПСПОИН, да се възложат функциите по разглеждане на сигнали на група от служители (две или повече лица), без значение дали тези служители са от едно и също структурно/административно звено.

Служителят за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН има следните задължения:
  1. приемане на сигнала по обявените от задължения субект начини – по поща, факс, електронна поща или на място;
  2. завеждане на сигнала с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или с друг аналогичен регистрационен номер (т.е. с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала);
  3. извършване на първоначална формална проверка дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН и дали е подаден от лице, имащо някое от качествата по чл. 5 от ЗЗЛПСПОИН;
  4. генериране на уникален идентификационен номер (УИН) от сайта на КЗЛД, ако сигналът попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН;
  5. вписване на УИН във формуляра за регистриране на сигнал;
  6. попълване на формуляра за регистриране на сигнал с наличната към момента на подаването му информация – ако сигнализиращото лице е подало устен сигнал или писмен сигнал, но без да използва утвърдения от КЗЛД формуляр;
  7. въвеждане на данните от сигнала в Регистъра на сигналите;
  8. установяване на липсваща информация по реквизитите на формуляра за регистриране на сигнал;
  9. осъществяване на комуникация със сигнализиращото лице за попълване на липсващата информация по всички реквизити на формуляра;
  10. извършване на проверка по твърденията за нарушения, изнесени в сигнала и при необходимост, осъществяване на вътрешна комуникация с други служители или звена на задължения субект, функционално компетентни да извършат тази проверка;
  11. поддържане на комуникация със сигнализиращото лице и засегнатото лице и изясняване на всички въпроси – предмет на сигнала;
  12. изготвяне на индивидуален доклад с информация за предприетите действия и окончателните резултати от проверката.
При разделяне на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали посочените по-горе задължения се разпределят както следва:
  • служителят, отговарящ за приемане и регистриране на сигнали, имат само задълженията по т. 1 и т. 2;
  •  служителят, отговарящ за разглеждане на сигнали, има задълженията от т. 3 до т. 11.

При изпълнение на задачите по разглеждане на сигнали, служителят, разглеждащ сигнали, трябва да бъде независим. Той не може да получава указания или нареждания във връзка с разглеждането на сигнала.

Ако се нуждаете от изготвяне на правила за вътрешно подаване на сигнали или правна консултация и съдействие във връзка със задълженията по ЗЗЛПСПОИН, свържете се с нас на e-mail: office@kgmp-legal.com

Изпратете запитване

Контакти
Първо
Фамилия