На 4 август 2023 г. влезе в сила Наредба № 1 за воденето на регистър на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН). Напомняме, че Комисията вече утвърди образец на Регистър на сигналите.
Данните в Регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН се попълват от служителя, отговарящ за разглеждането на сигналите.
Регистърът трябва да се води на траен носител. На практика, това означава, че в масовия случай той ще е на хартия. Няма пречка да се води и в електронен формат, но само ако той не позволява промени или загуба на данни.
Регистърът по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН не е публичен.
Достъп до него имат само служителят, отговарящ за разглеждане на сигналите и КЗЛД. Само ако данните в сигнала се потвърдят в хода на разследването, служителят може да предостави информация от регистъра на своя работодател. Тя обаче не трябва да води до разкриване на самоличността на сигнализиращото и засегнатото лице.
Съдържание и ред за водене на Регистъра
Всеки сигнал, постъпил по вътрешен канал, се регистрира чрез попълване на формуляр с уникален идентификационен номер (УИН), който се генерира от интернет страницата на КЗЛД. След получаване на УИН, данните от сигнала се въвеждат в Регистъра.
Регистърът по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН се води на български език, независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.
В Регистъра трябва да се попълни най-малко следната информация:
- лицето, което е приело сигнала;
- датата на подаване на сигнала;
- засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
- данни за твърдяното нарушение –напр. място и време на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
- връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;
- информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;
- предприетите последващи действия;
- резултатите от проверката по сигнала;
- периодът на съхраняване на сигнала;
- входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер;
- УИН от системата на КЗЛД.
Всички данни, които са известни към момента на подаване на сигнала, се вписват незабавно.
Ако в сигнала липсва информация по някой от реквизитите на формуляра за подаване на сигнали, служителят, отговарящ за разглеждане на сигналите, трябва писмено да уведоми сигнализиращото лице. То има 7-дневен срок да предостави допълнителни сведения. В това уведомление задължително трябва да се посочи, че непредоставянето на тези данни ще доведе до прекратяване на производството по разглеждане на сигнала. Допълнителната информация се попълва в Регистъра незабавно след постъпването й.
При поетапното допълване на данни в Регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала:
- „в процес на отстраняване на нередовности“ – ако сигналът не отговаря на изискванията;
- „не подлежи на разглеждане“ – ако сигналът се отнася до нарушения, извършени преди повече от две години преди датата на подаването му;
- „в процес на разглеждане“ – ако сигналът е редовен;
- „приключен“ – за сигнали, по които е изготвен индивидуален доклад по ЗЗЛПСПОИН.
Няма пречка с Вътрешните правила да бъдат въведени и други статуси.
В 7-дневен срок от получаване на сигнала, служителят, отговарящ за разглеждане на сигналите, трябва да уведоми сигнализиращото лице за УИН на неговия сигнал, както и за собствения входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер.
Съхраняване на сигналите
Сигналите, приложените към тях материали и документацията, свързана с разглеждането им, се съхраняват за срок от 5 години.
Срокът започва да тече от датата на приключване на разглеждането на сигнала. Този срок може да се удължи ако има наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал.
Ако се нуждаете от изготвяне на правила за вътрешно подаване на сигнали или правна консултация и съдействие във връзка със задълженията по ЗЗЛПСПОИН, свържете се с нас на e-mail: office@kgmp-legal.com
Изпратете запитване
